এমন অনেক সহকর্মী থাকেন, যাদের মূল কাজই মিটিংয়ে কথা বলা। ডেস্কে তেমন দেখা না গেলেও মিটিংরুমে তাদের উপস্থিতি তীব্র। তারা এমনভাবে কথা বলেন, ব্যাখ্যা দেন, ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা সাজান যেন পুরো অফিসের হাল একাই ধরেছেন। তবে এ কথার ফুলঝুরি খুব কম সময়েই কাজে লাগে।
অনেকেই মনে করেন, মিটিংয়ে যত বেশি কথা বলা যায়, তত বেশি ‘নজরে’ আসা সম্ভব। কিন্তু বাস্তবে তা পুরোপুরি সত্য নয়। বছর শেষে মূল্যায়নে মুখ্য ভূমিকা রাখে— কাজ, ফলাফল ও দায়িত্ববোধ।
ফোর্বসের বিশ্লেষণী প্রতিবেদন অনুযায়ী, অফিসে সাধারণত যারা জ্যেষ্ঠ বা অভিজ্ঞ তারাই মিটিংয়ের নেতৃত্ব নেন। তাদের কথাই তুলনামূলক বেশি মন দিয়ে শোনা হয়। তাই নিজের অবস্থান বুঝে সময়মতো কেবল প্রয়োজনীয় কথাটুকুই বলা উচিত।
নিজের বক্তব্য উপস্থাপনে যে কৌশল মনে রাখবেন—
- আগে থেকেই প্রস্তুতি নিন: আপনি কম কথা বলেন, তাই প্রতিটি বাক্যের গুরুত্ব বেশি। মিটিংয়ের এজেন্ডা হাতে পেলে যেসব পয়েন্টে কথা বলতে চান তা লিখে নিন। ২-৩টি শক্তিশালী বাক্য প্রস্তুত রাখুন। তথ্য, উদাহরণ বা ছোট ইনসাইট রাখুন। প্রস্তুতি যত ভালো হবে, কম হলেও কথার ওজন তত বাড়বে।
- শরীরী ভাষা দিয়ে উপস্থিতি নিশ্চিত করুন: কথা না বললেও শরীরী ভাষা অনেক কিছু বলে দেয়। সোজা হয়ে বসুন, চোখে চোখ রেখে শোনার অভ্যাস রাখুন। মাথা নেড়ে মনোযোগ প্রকাশ করুন। মোবাইল, ল্যাপটপ বা নড়াচড়া কম করুন।
- সঠিক মুহূর্তে বলুন: কম কথা বলা মানুষ যখন কথা বলে অন্যরা স্বভাবতই তখন মনোযোগী হয়ে ওঠে। তাই আলোচনায় বিশৃঙ্খলা হবে না এমন সময় বেছে নিয়ে ছোট বিরতিতে আপনার কথা বলুন।
- সহজে নজর কাড়তে প্রশ্ন করুন: প্রশ্ন মানুষকে চিন্তাশীল, যুক্তিসঙ্গত ও মনোযোগী হিসেবে উপস্থাপন করে। তাই উপযুক্ত সময়ে না বোঝা বিষয়ে প্রশ্ন করুন।
- সংক্ষেপে বলায় দক্ষ হোন: সবাই যে কথা ১০ মিনিট ধরে ব্যাখ্যা করবে আপনি তা বলবেন ৩০ সেকেন্ডে। সংক্ষিপ্ত ও পরিষ্কার সারাংশ বলা দ্রুতই ‘স্মার্ট’ ইমপ্রেশনের জন্ম দেয়।
- আপনার বিশেষ দক্ষতা কাজে লাগান: নীরব মানুষ সাধারণত ভালো পর্যবেক্ষক ও বিশ্লেষক হয়।
এই দক্ষতাগুলো মিটিংয়ে আপনাকে আলাদা করে তুলতে পারে। ডেটা বা ফ্যাক্ট-চেক করতে সাহায্য করা, আগে কেউ খেয়াল করেনি এমন ইনসাইট দেয়া ও ঝুঁকি বিশ্লেষণ করে মনোযোগ আকর্ষণ করতে পারেন। - দলের সঙ্গে আগে আলোচনা করুন: মিটিং একা লড়াইয়ের জায়গা নয়। দলের সঙ্গে পরিকল্পনা মিলিয়ে নিলে মিটিংয়ে আপনার অবস্থান আরো শক্ত হয়।
কাজের ফলাফল, সময়মতো দায়িত্ব পালন, দলগত সাফল্যে অবদান এ তিনটি বিষয়ই করপোরেট দুনিয়ায় কর্মীদের এগিয়ে নিয়ে যায়।